Privacyverklaring MCS Automotive
Deze privacyverklaring beschrijft hoe MCS Automotive persoonsgegevens verwerkt. Versie: 16 mei 2026.
1. Inleiding
MCS Automotive hecht waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.
Deze privacyverklaring geldt voor bezoekers van onze website, aanvragers van een Quick Scan, opdrachtgevers, contactpersonen van bedrijven, leveranciers en andere relaties van MCS Automotive.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
MCS Automotive is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via info@mcsautomotive.nl.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij
Afhankelijk van uw contact met MCS Automotive kunnen wij de volgende gegevens verwerken: naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, adresgegevens, factuurgegevens, betalingsgegevens, communicatiegegevens, aanvraaggegevens, voertuiggegevens, kentekens, contractinformatie, kilometerstanden, kosteninformatie, leasegegevens, onderhoudsgegevens, schade-informatie en gegevens die u zelf aan ons verstrekt via formulieren, e-mail, telefoon of overleg.
Bij websitebezoek kunnen daarnaast technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, browsergegevens, apparaatgegevens, bezochte pagina’s, klikgedrag en cookievoorkeuren. Meer informatie hierover staat in het cookiebeleid.
4. Doeleinden en grondslagen
| Doel | Voorbeelden van gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Behandelen van contact- en formulieraanvragen | Naam, bedrijfsnaam, e-mail, telefoonnummer, bericht, interessegebied | Voorbereiding overeenkomst of gerechtvaardigd belang |
| Uitvoeren van Quick Scan, Fleet Analyse en advies | Bedrijfsgegevens, voertuiggegevens, kosteninformatie, contractgegevens | Uitvoering overeenkomst of gerechtvaardigd belang |
| Auto Sourcing en In- en Verkoopbegeleiding | Zoekprofiel, voertuigwensen, contactgegevens, relevante voertuigdocumentatie | Uitvoering overeenkomst |
| Fleet Control en structureel beheer | Voertuiglijst, kentekens, contracten, onderhoud, APK, kosten, schades | Uitvoering overeenkomst |
| Administratie en facturatie | Factuurgegevens, betaalgegevens, btw- en boekhoudgegevens | Wettelijke verplichting en uitvoering overeenkomst |
| Beveiliging en websiteverbetering | Technische gegevens, cookies, loggegevens | Gerechtvaardigd belang of toestemming |
| Relatiebeheer en commerciële opvolging | Contactgegevens en communicatiehistorie | Gerechtvaardigd belang of toestemming |
5. Quick Scan, aanvragen en contactformulieren
Wanneer u een formulier invult of contact opneemt, gebruiken wij uw gegevens om uw aanvraag te behandelen, contact met u op te nemen en een eerste inschatting te maken van uw situatie. De grondslag hiervoor is uw verzoek om contact of voorbereiding op een mogelijke overeenkomst.
6. Uitvoering van opdrachten
Bij dienstverlening zoals Fleet Analyse, Auto Sourcing, In- en Verkoopbegeleiding, Fleet Control en Fleet Optimalisatie verwerken wij gegevens die nodig zijn om de opdracht uit te voeren. Dit kan ook voertuig- en contractdata bevatten. De grondslag hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst of het gerechtvaardigd belang om de opdracht zorgvuldig uit te voeren.
7. Administratie, facturatie en wettelijke verplichtingen
Voor offertes, opdrachtbevestigingen, facturen, betalingen, boekhouding en fiscale bewaarplichten verwerken wij zakelijke en financiële gegevens. De grondslag hiervoor is uitvoering van de overeenkomst en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
8. Relatiebeheer en commerciële communicatie
MCS Automotive kan contactgegevens gebruiken voor relatiebeheer, opvolging van aanvragen en het informeren over relevante diensten. Dit gebeurt op basis van gerechtvaardigd belang of, waar vereist, op basis van toestemming. U kunt zich altijd afmelden voor commerciële communicatie.
9. Website, beveiliging en verbetering
Wij kunnen technische gegevens gebruiken om de website veilig te laten werken, misbruik te voorkomen, fouten te analyseren en de website te verbeteren. Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk vereist is.
10. Delen van persoonsgegevens met derden
MCS Automotive deelt persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor de dienstverlening, administratie, wettelijke verplichtingen of met uw toestemming. Denk aan hostingpartijen, e-mail- en formulierdiensten, boekhouding, IT-dienstverleners, softwareleveranciers, dealers, leasemaatschappijen, garages, importeurs, transportbedrijven, keuringsinstanties en andere partners die nodig zijn voor de uitvoering van een opdracht.
Met verwerkers maken wij passende afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid. Wanneer u rechtstreeks een overeenkomst sluit met een derde partij, is die derde partij zelf verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens binnen die relatie.
11. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Indien persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen wij waar nodig voor passende waarborgen, zoals contractuele afspraken, standaardbepalingen of het gebruik van dienstverleners die passende beveiligingsmaatregelen hanteren.
12. Bewaartermijnen
MCS Automotive bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelen waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor het afhandelen van geschillen of het onderbouwen van rechten en verplichtingen.
| Categorie | Indicatieve bewaartermijn |
|---|---|
| Contactaanvragen en Quick Scan aanvragen | Tot maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij eerder verwijderen passend is of langer bewaren nodig is voor opvolging. |
| Offertes en opdrachtgegevens | Tot maximaal 7 jaar na afloop van de zakelijke relatie of zolang nodig voor bewijs en administratie. |
| Facturen en boekhouding | 7 jaar, conform fiscale bewaarplicht. |
| Fleet Analyse, Fleet Control en projectdata | Zolang nodig voor uitvoering, opvolging en verantwoording van de opdracht, meestal maximaal 7 jaar na afronding. |
| Cookie- en websitegegevens | Volgens de bewaartermijnen in het cookiebeleid of de ingestelde cookietool. |
13. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging. Voorbeelden zijn beveiligde toegang, zorgvuldige omgang met documenten en beperkte toegang tot gegevens voor personen die deze nodig hebben.
14. Uw rechten
U heeft, voor zover de wet dat toestaat, het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen, de verwerking te beperken, bezwaar te maken tegen verwerking, gegevens over te dragen en eerder gegeven toestemming in te trekken.
U kunt een verzoek sturen naar info@mcsautomotive.nl. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren. Wij reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen de wettelijke termijn.
15. Klacht indienen
Wanneer u vindt dat MCS Automotive niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaat, vragen wij u eerst contact met ons op te nemen. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
16. Geautomatiseerde besluitvorming
MCS Automotive neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins aanzienlijk treffen.
17. Wijzigingen
MCS Automotive kan deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie staat op de website. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij u actief informeren wanneer dat passend of wettelijk vereist is.